در نخستین جلسه هماهنگی جهت برگزاری جشنواره ورزش‌های روستایی و عشایری، و بازی‌های بومی محلی شمیرانات، تشکیل ستاد برگزاری جشنواره مزبور در دستور کار قرارگرفت.
در نخستین جلسه هماهنگی جهت برگزاری جشنواره شهرستانی فرهنگی‌ورزشی ورزش‌های روستایی و عشایری و بازی‌های بومی محلی شمیرانات، که در دفتر ریاست اداره ورزش و جوانان شهرستان برگزارگردید، پیرامون اسلوب کلّی برگزاری جشنواره مزبور باحضور بانوان و آقایان تصمیم‌گیری شد.
این جلسه باحضور حسین رحیمی‌پور رئیس اداره ورزش و جوانان شهرستان شمیرانات، امیرحسین کاظمی مسئول روابط‌عمومی اداره، حمیدرضا اسماعیلی، محمّد ترحمی، و محمّدعلی هادیان رؤسای اداره ورزش و جوانان بخش لواسانات، هیأت ورزش‌های همگانی، و هیأت ورزش‌های روستایی و عشایری و بازی‌های بومی محلی شهرستان شمیرانات، خانم حسینی نایب‌رئیس هیأت ورزش‌های روستایی و عشایری شمیرانات، و نمایندگانی از بخش رودبارقصران به انجام رسید.
حسین رحیمی‌پور متمرکز بودن جشنواره به مدّت سه روز (از صبح تا شب) در یک مکان معیّن را پیشنهاد داد؛ و بر به‌کارگیری امکانات شهرداری‌ها و ده‌یاری‌ها جهت برگزاری هرچه باشکوه‌تر جشنواره تأکیدکرد. وی جهت حصول این ممکن، کسب مجوّزهای لازم از فرمانداری، و برگزاری جلسات بعدی باحضور بخشداران، شهرداران، و ده‌یاران را در دستور کار قرارداد.
رحیمی‌پور نام‌گذاری جشنواره، تعیین رشته‌های ورزشی، و طراحی پوستر در اسرع وقت را از ضروریات قلمداد نمود.
در ادامه جلسه، پیشنهاد امیرحسین کاظمی درخصوص برگزاری جشنواره در هفته فرهنگی شهرستان شمیرانات (27 اردیبهشت) مورد استقبال قرارگرفت.
سپس، با هم‌فکری اعضای جلسه، برگزاری مسابقات در رشته‌های تنیس روی میز، چوب‌کشی، دارت، دژبال، طناب‌کشی، فوتبال‌دستی، فوتسال، گل‌کوچک، و هفت‌سنگ، مُصوّب‌گردید.
محمّدعلی هادیان برگزاری مسابقات تعدادی از رشته‌ها در بخش لواسانات، و تعدادی دیگر در بخش رودبارقصران را عادلانه توصیف‌کرد.
حسینی نظارت مدیریت واحد بر تشکیل تیم‌ها، و پرهیز از پراکندگی و موازی‌کاری را در برگزاری منظّم و باشکوه جشنواره مؤثّر دانست.
اسماعیلی برگزاری رقابت بین ورزشکاران هریک از دوبخش به‌طور مُجزّا، و برگزاری دیدارهای نهایی بین صعودکنندگان در مراسم اختتامیه را –بر اساس تجربیات پیشین- منطقی‌تر تلقّی‌نمود. وی همچنین برگزاری جلسات بعدی ستاد در سال آینده را، در بخش‌های تابعه پربازده‌تر انگاشت.
محدودیت ورزشکاران جهت شرکت در رشته‌های ورزشی متنوّع، و عضویت در حداکثر یک رشته به‌صورت تیمی، و یک رشته به‌صورت انفرادی، از دیگر مطالبی بود که مورد بحث و بررسی واقع‌شد.